Digitalização de Documentos

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Publicado : 12/11/2012 - Alterado : 12/12/2012
O processo de digitalização é o ato de transformar um documento físico em digital, que por sua vez pode ser armazenado em vários tipos de mídias.

A Secretaria-Geral de Administração (SGA), por meio da Coordenação-Geral de Gestão da Documentação e Informação (CGDI), iniciou, em fevereiro de 2012, o processo de digitalização de documentos/processos administrativos encaminhados ao Arquivo Central podendo, a partir de então, serem estes possíveis de recuperação por meio do Sistema Dossiê Eletrônico, localizado na barra de menu da Redeagu.

Em seguida, iniciou-se a digitalização dos processos judiciais, com a disponibilização dos arquivos digitalizados no Sistema SICAU, também localizado na barra de menu da Redeagu.

O processo de digitalização adotado pela CGDI tem como objetivo, além de disseminar a informação com celeridade, garantir o máximo de fidelidade entre o representante digital gerado e o documento original, levando em consideração suas características físicas, estado de conservação e finalidade de uso.

Dentre as vantagens de se ter um processo digital, pode-se citar: o acesso imediato aos documentos/processos sem que seja necessário o desarquivamento físico dos mesmos; facilidade de consulta no processo (uma vez que é possível localizar palavras usando o recurso de busca); o atendimento às novas imposições da Lei do Acesso à Informação (Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011).

Durante os últimos meses, o processo de digitalização da CGDI passou por aprimoramentos com a normatização dos procedimentos, treinamento de pessoal e divisão do trabalho em etapas.

Atualmente, o produto desse trabalho conta com os seguintes números:

- documentos/processos administrativos ultrapassam a marca de 2 milhões de páginas digitalizadas;

- processos judiciais mais de 500 mil páginas digitalizadas, o que representa aproximadamente 3.625 processos;

 
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