Gestão Documental na Advocacia-Geral da União
É dever do Poder Público a gestão documental e a preservação especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento
científico e como elementos de prova e informação.¿ (Lei nº 8.159, art. 1º)
A 1ª Comissão foi instalada em 1998 pela Ordem de Serviço 20/98/DGA/AGU. Sua finalidade era proceder à seleção, identificação e avaliação do acervo da antiga CGR - Consultoria Geral da República. Foram analisados e descartados 9.091 processos.
Em 1999, instalou-se a 2ª Comissão (Ordem de Serviço 28/99/DGA/AGU) para elaborar o cronograma de
trabalho com a finalidade de inventariar o acervo documental da PGU, PRU/1ª e CGAU bem como elaborar a tabela de temporalidade e destinação de documentos. Foram feitas visitas técnicas e palestras que resultaram no Relatório de Levantamento da Produção Documental da AGU.
Em 2004, a 3ª Comissão foi instituída pela Portaria 36/04/AGU. Criou-se um Grupo de Trabalho de Avaliação de Documentos - GTAD, que se dividiu em duas etapas. Na primeira etapa, analisou-se 3.096 caixas-arquivos de documentos administrativos da SGAGU, PGU e extinta PU/DF, do período de 1972 a
1999. Destes, 64,11% foram eliminados.
A segunda etapa tratou de analisar e disciplinar o trato da documentação da atividade-fim da AGU. Deste trabalho resultou a publicação da Portaria 732/2004, Portaria Conjunta da PGU e PGF 001/2005 e Portaria da SGAGU 168/2005.
Em 2006, contratou-se uma empresa especializada na prestação de serviços de arquivologia, visando o tratamento técnico dos acervos documentais da AGU, em Brasília, DF. Foram analisadas 4.260 caixas-arquivo do Gabinete da AGU, PGU, PGF, PRU/DF e SGAGU até o ano de 2000. Deste total, 82,8% foram destinados para descarte.
Atualmente, tem-se trabalhado com a digitalização de documentos e estudos para implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos, além da instituição desta nova Comissão.
Instituída pela Portaria nº 1.350, de 18 de setembro de 2008, tem a finalidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção, com vistas a estabelecer prazos de guarda e destinação final do acervo de documentos daAdvocacia-Geral da União e da Procuradoria-
Geral Federal.
Seus trabalhos se iniciaram com a Reunião de Instalação da Comissão, realizada em 11 de março de 2009, na sala de reunião do Conselho Superior, no edifício-sede em Brasília.
Reflexões sobre a documentação da AGU
De quem é a responsabilidade sobre as informações que são produzidas ou circulam na AGU?
No longo prazo, conseguiremos garantir a prestação de informação ao cidadão? Conseguiremos resgatar a história da AGU?
¿Como as ações de gestão documental afetam a responsabilidade socioambiental da AGU?
Este é o momento de estimular e conclamar a direção da Advocacia-Geral da União e da Procuradoria-Geral Federal, para que juntamente com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, este trabalho seja desenvolvido efetivamente. O devido tratamento dos documentos permitirá o ganho com o resgate célere da informação, um melhor aproveitamento do espaço físico garantirá a preservação da história da instituição e, principalmente, contribuirá com a conservação do meio-ambiente.
Em Brasília, as unidades arquivísticas da AGU mantém 37.157 caixas-arquivo, o que equivale a 7.567,57metros lineares ou 378,38 toneladas de documentos (levantamento feito em janeiro/2009).
Este volume preencheria 2,91 piscinas olímpicas;
O peso deste montante equivale ao de 472 fuscas;
Se os documentos fossem enfileirados, seria possível fazer o percurso Brasília - São Paulo quase 18,5 vezes;
Para este volume de papel, é necessário o corte de aproximadamente 15.135 árvores.