Gestão Documental na Advocacia-Geral da União

publicado : 07/05/09
HISTÓRICO
Conforme disposto no art. 1º, da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, é dever do Poder Público a gestão documental e a preservação especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

A fim de cumprir sua obrigação legal, a Advocacia-Geral da União instalou em 1998 a 1ª Comissão de Gestão Documental através da Ordem de Serviço 20/98/DGA/AGU, com a finalidade de proceder à seleção, identificação e avaliação do acervo da antiga Consultoria Geral da República - CGR. Em consequência, foram analisados e eliminados 9.091 processos daquela Instituição.

Em 1999, foi instituída a 2ª Comissão, por meio da Ordem de Serviço 28/99/DGA/AGU, com a finalidade de elaborar cronograma de trabalho para inventariar o acervo documental da PGU, PRU/1ª e CGAU, bem como de elaborar a tabela de temporalidade e destinação de documentos da Instituição. Dessa forma, naquele momento foram feitas visitas técnicas e palestras, que resultaram no Relatório de Levantamento da Produção Documental da AGU.

Em 2004, foi instituída a 3ª Comissão, por meio da Portaria 36/04/AGU. Esta Comissão criou o Grupo de Trabalho de Avaliação de Documentos - GTAD, que dividiu as atividades em duas etapas: na primeira etapa, foram analisadas 3.096 caixas-arquivos de documentos administrativos da SGAGU, PGU e extinta PU/DF, do período de 1972 a 1999, que resultou na eliminação de 64,11% destes documentos. A segunda etapa tratou e analisou a documentação da atividade finalística, que resultou na edição das Portarias nº 732/2004, Portaria Conjunta PGU/PGF nº 001/2005 e Portaria SGAGU nº 168/2005, que disciplinaram a gestão da documentação no âmbito daquelas unidades.

Em 2006, foi contratada empresa especializada na prestação de serviços de arquivologia, visando disponibilizar mão de obra para realizar saneamento do acervo arquivístico das Unidades de Brasília/DF. Esta, sob a coordenação, orientação da CAD, e em consonância com o projeto básico objeto do processo. No total, foram analisadas 4.260 caixas-arquivo do Gabinete da AGU, PGU, PGF, PRU/DF e SGAGU, até o ano de 2000, sendo que 82,8% dessas caixas foram destinadas para eliminação.

GESTÃO DOCUMENTAL NOS TEMPOS ATUAIS
A Coordenação- Geral de Gestão de Documentação e Informação - CGDI, por meio da Portaria nº 1.350, de 18 de setembro de 2008, instituiu a Comissão Permanente de Avaliação e Destinação de Documentos - CAD. Esta Comissão tem a finalidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção, com vistas a estabelecer prazos de guarda e destinação final dos documentos. Ela também é responsável pela criação de subcomissões locais nas unidades descentralizadas integrantes da Advocacia-Geral da União e da Procuradoria-Geral Federal.
Em seguida, a CGDI criou dois grupos de trabalho com o objetivo de subsidiar a atuação da CAD e das subcomissões. O primeiro grupo visa a elaborar o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos relativos às atividades-fim da AGU. O segundo grupo tem como objetivo padronizar as formas de acesso e divulgação de documentos sigilosos e reservados com base na Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011.
Atualmente, esta Coordenação está realizando um projeto de digitalização de documentos. A digitalização é uma das ferramentas essenciais ao acesso e à difusão da informação. Esse procedimento vem contribuindo com a celeridade da sua disseminação, além da preservação dos documentos físicos, uma vez que restringe o manuseio dos originais, constituindo-se como instrumento capaz de dar acesso de maneira rápida e eficaz.
Dessa forma, a CGDI objetiva dar o devido tratamento aos documentos, permitindo ganhos com o resgate célere da informação, o melhor aproveitamento do espaço físico, a garantia da preservação da história da instituição e, principalmente, a contribuição com a conservação do meio-ambiente.

NORMAS RELACIONADAS
Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências.
Lei 12.528, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art.37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
Resolução nº 5, de 30 de setembro de 1996, do Conselho Nacional de Arquivos. Dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios.
Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do Conselho Nacional de Arquivos. Dispõe sobre os procedimentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos. Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidade integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação final de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.