Projeto Minuta Legal

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Publicado : 22/11/2011 - Alterado : 01/03/2013
Apresentação:

Prezado Usuário dos serviços jurídicos da CJU São Paulo,

OBJETIVO DO PROJETO
1. O objetivo do PROJETO é imprimir maior eficiência aos processos de licitação e contratos administrativos que são submetidos à análise da CJU/SP, por meio da assinatura de um Acordo de Cooperação, que envolve um pequeno protocolo de compromissos.
2. O intuito, como dito, constitui a melhora da qualidade do trabalho, tanto no âmbito da CJU/SP, quanto para o órgão assessorado, sobretudo reduzindo prazos em determinadas etapas da tramitação processual.

MOTIVAÇÃO
3. Hoje já contamos com a colaboração dos órgãos na adoção dos nossos modelos de minutas de editais, contratos, termos de referência, e outros, disponibilizados em nosso site (www.agu.gov.br/cjusp), os quais são constantemente revistos e atualizados para que se mantenham em respeito a mais estrita legalidade e observância das recomendações dos órgãos de controle, com o propósito de evitar danos ao Erário e afastar responsabilidades pessoais dos agentes que atuam no processo.
4. Contudo, temos observado que, a despeito dessa inestimável cooperação, muitas vezes os nossos modelos são alterados em pontos específicos sem qualquer destaque ou explicação por parte do órgão.
5. O trabalho de comparação entre o nosso modelo e a minuta encartada nos autos demanda um precioso tempo da equipe de Advogados, prolongando o prazo para devolução dos processos, o que, certamente, não corresponde ao interesse público.
6. Além disso, algumas alterações não vem acompanhadas das correspondentes justificativas, acarretando para o Advogado da União a tarefa de "tentar imaginar" hipóteses para tal conduta, trabalhando juridicamente uma a uma, a fim de indicar um caminho de legalidade para a prática do ato . Tudo a custa de tempo, tanto para a CJU/SP, quanto para os órgãos assessorados.

FUNDAMENTO JURÍDICO
7. Além do aperfeiçoamento do serviço prestado pelas partes signatárias do Acordo, conforme os motivos expostos acima, o PROJETO encontra-se fundamentado no disposto do artigo art. 7o da Lei nº 9.784, de 1999, ou seja: "Os órgãos e entidades administrativas deverão elaborar modelos ou formulários padronizados para assuntos que importem pretensões equivalentes", combinado com o item 7.3, da Portaria SLTI/MPOG nº 5, de 2002, que preceitua: "caberá a cada órgão ou entidade desenvolver seu respectivo manual operacional das ações destinadas ao serviço de protocolo, detalhando as rotinas e procedimentos, com base nesta norma".

OBRIGAÇÕES DO ÓRGÃO PARTÍCIPE
8. O PROJETO MINUTA LEGAL visa a criar a obrigação para que o órgão partícipe destaque, nas próprias minutas, as alterações ou supressões, mediante expressa motivação, oferecendo maior segurança para todos os servidores envolvidos, inclusive no que diz respeito a eventuais auditorias de órgãos de controle.
9. Haverá, afora isso, a necessidade de que o setor responsável do órgão compare os documentos juntados aos autos com a lista de verificação (check-list), disponibilizada em nosso site, diminuindo as devoluções de processos por insuficiência na instrução processual.
10. Esta medida certamente garantirá mais simplicidade e celeridade na fase da análise jurídica do Advogado da União, satisfazendo diretamente o interesse dos partícipes. Em adição, cremos que os pareceres poderão encerrar textos mais enxutos, na medida em que enfrentarão a consulta proposta a partir das premissas fixadas na justificativa apresentada pelo órgão para as alterações nos nossos modelos de minuta, sem espaço para elucubrações.
11. Ademais, o PROJETO MINUTA LEGAL encerra, também, a necessidade de adoção do modelo de Ofício constante do ANEXO II do Acordo. Trata-se de um simples formulário para o preenchimento de dados básicos do processo, que será idêntico para todos os órgãos, gerando uma fácil visualização de informações muito importantes para um assessoramento próximo e eficiente, como o e-mail e telefone direto do servidor responsável pelo processo e a indicação do prazo para resposta, sobretudo naquelas situações urgentes, como no caso de contrato a vencer.
12. A publicação do extrato do Acordo ficará a cargo do órgão partícipe
PROCEDIMENTOS
13. A efetiva implantação do PROJETO MINUTA LEGAL dependerá dos seguintes procedimentos:
a. assinatura do Acordo de Cooperação, conforme minuta em anexo;
b. adoção, e preenchimento conforme formulário explicativo para Declaração, do modelo de Declaração do ANEXO I do Acordo;
c. adoção, e preenchimento conforme formulário explicativo para o Ofício, do modelo de Ofício de encaminhamento do processo administrativo do ANEXO II do Acordo.
14. Como se pode perceber, a celebração do Acordo de Cooperação importará em ingerência pouco significativa na rotina do órgão, além de representar indiscutível ganho em termos de eficiência e celeridade na tramitação do processo administrativo.
OUTROS BENEFÍCIOS
15. A adoção do modelo de Ofício de encaminhamento facilitará o cadastramento de processos na CJU/SP, sem falar na criação de um canal direto entre o Advogado responsável e o órgão assessorado no caso da necessidade de um contato, sem entraves burocráticos ou dificuldades de localização.
16. De outro lado, instituímos a obrigação para a CJU/SP, no próprio Acordo de Cooperação, de que, tão logo aprovada a manifestação jurídica, seja providenciado o seu encaminhamento para o e-mail indicado no documento do ANEXO II, adiantando os termos da consulta antes mesmo da retirada do processo físico. Será utilizado o formato word/doc do parecer, com a finalidade de permitir a sua reprodução nas minutas, quando houver sugestão de alteração, abolindo o trabalho de digitação. Isto representará certeira economia de tempo para vosso setor de licitações e contratos.
RESUMO
17. Portanto, em resumo, a adoção do PROJETO MINUTA LEGAL por parte do órgão gerará os seguintes benefícios:
a. celeridade na análise jurídica;
b. maior controle das decisões proferidas pelo órgão, tanto por parte da CJU/SP como, futuramente, pelos órgãos de controle, reduzindo riscos de responsabilizações;
c. incremento da uniformização dos procedimentos licitatórios entre todos os órgãos da Administração Direta da União no Estado de São Paulo;
d. melhor instrução processual por parte do órgão, com a observância das listas de verificação (check-lists) antes do envio do processo, reduzindo devolução de processos sem análise, apontamentos e providências nos pareceres;
e. melhora na qualidade das informações sobre o processo prestadas por meio de um modelo consolidado de ofício de encaminhamento, gerando maior proximidade entre o Advogado da União e o responsável pelo processo no órgão e, também, possibilitando o envio da manifestação jurídica por meio eletrônico antes mesmo da retirada física dos autos.
f. utilização do formato word/doc do parecer para permitir a sua reprodução nas minutas, quando houver sugestão de alteração.

Cordialmente,



Leandro dos Santos Marques
Coordenador-Geral da CJU/SP